יועץ עסקי, מומחה לאפיון תהליכי עבודה ומיפוי תהליכים ולשיפור הרווחיות בחברות ובבתי עסקים, טוען כי יש חשיבות מכרעת לעריכה של תהליך אפיון מקיף ומיפוי תהליכים לפני יישום כל שדרוג עסקי. בין אם מדובר בשדרוג קל או גדול, תהליך אפיון יסודי הוא חיוני.
בלעדיו אנו עלולים להתעלם מגורמים חשובים ולהיתקל בהפתעות בלתי צפויות המתרחשות באופן קבוע במסגרות עסקיות שונות. שלומי גבאי יועץ עסקי מדגיש את המשמעות של הצבת יעדים ואפיונים ברורים על מנת להשיג כל יעד, גם אם הוא נראה בתחילה בלתי מושג. הוא טוען כי ביצוע תהליך האפיון המקצועי סולל את הדרך לשדרוגים עסקיים מוצלחים ברמה המקצועית.
ללא קשר לאופי השדרוג, תמיד כדאי להשקיע זמן ומאמץ בתהליך האפיון ובמיפוי התהליכים. תהליכים אלו עוזרים לזהות את השינויים הנדרשים ומאפשרים לבעלי העסקים לקבל החלטות מושכלות. על ידי ביצוע אפיון נכון, ניתן לצפות מראש מכשולים וקשיים צפויים ולהתגבר עליהם ביעילות.
מה כרוך באפיון תהליכי עבודה ומיפוי תהליכים?
תהליך אפיון מקצועי כולל ארבעה שלבים:
שלב ראשון – הגדרה של סדר הפעולות בעסק:
במהלך תהליך האפיון, המטרה היא לקבל הבנה מקיפה של התהליכים הקיימים בעסק. הבנה זו מאפשרת לנו לשדרג ולשפר תהליכים אלו ביעילות. ולכן הצעד הראשון הנדרש הוא להגדיר בבירור את סדר הפעולות הקיים בעסק.
שלב שני – תיעוד התהליכים:
בשלב הבא חשוב לתעד את כל התהליכים בכתב. תיעוד התהליכים בכתב הופך את התהליכים התפעוליים ממושגים מופשטים להוראות כתובות ומוחשיות. שלב שלישי – יצירה של סדר במבנה העסק, סדר במוצרים, בעובדים ובלקוחות
על אף שכל בעל עסק יודע כמעט בעיניים עצומות את מבנה העסק, את המוצרים של בית העסק והוא מכיר את העובדים ואת הלקוחות, חשוב מאוד לכתוב אותם. צריך לפרט את המוצרים שיש לנו בעסק, מהן הפעולות והמטלות שעל כל עובד לבצע ואיך מתנהלת המכירה מול הלקוחות.
כתיבת התהליכים מסייעת לארגון המחשבות ולהבהרת הפעולות העסקיות, גם אם הן מוגדרות היטב. זה כולל תיעוד של המוצרים, זרימת הלקוחות בעסק והפעולות שאותן שמבצע כל עובד.
שלב רביעי – מיפוי התהליכים:
לאחר תיעוד כל התהליכים נוצרת לנו מפה ויזואלית. מפה זו משמשת ככלי ניווט המאפשר הבנה ברורה יותר של התהליכים העסקיים. תהליך זה נקרא בשפה המקצועית: "מיפוי". השימוש בכלי המיפוי משפר עוד יותר את היכולת לארגן ולהמחיש את התהליכים, ומספק סקירה נוחה יותר של הפעילות העסקית.
מה החשיבות של אפיון תהליכי עבודה ומיפוי תהליכים?
אפיון תהליכי עבודה ומיפוי תהליכים חשוב לפני כל שדרוג בעסק ממספר סיבות:
ניתוח ושיפור תהליכים כתובים:
כאשר כל התהליכים העסקיים מוגדרים בצורה ברורה ומוצגים בדרך קלה להבנה, בין אם באמצעות תיעוד כתוב או במיפוי ויזואלי, זה מביא לבהירות ולהבנה של הפעולות. הבנה זו מאפשרת ניתוח נתונים מעמיק, ומקלה על זיהוי התחומים הזקוקים לשיפור.
תכנון קל יותר של תהליכים:
תהליכים ברורים ומוגדרים היטב מקלים על תכנון ואסטרטגיה לשיפורים. בעזרת ניתוח נתונים יסודי אפשר לתכנן תהליכים חדשים ולשפר תהליכים קיימים בצורה יעילה יותר. אפילו תהליכים מורכבים ניתנים להבנה בקלות ולשיפור מהיר בעזרת מיפוי תהליכים.
מקל על תזמון עבודה והערכת ביצועים
כאשר כל הנתונים הרלוונטיים זמינים, זה מאפשר תכנון ויישום טובים יותר של שדרוגים בתוך העסק. כך קל יותר להבין את היקף העבודה הכרוכה ואפשר להקצות תקציבים ומשאבים בצורה מדויקת ברמה מפורטת.
אפיון ומיפוי התהליכים מאפשר לבעל העסק לתכנן ביעילות לוחות זמנים לעבודה ולהעריך ביצועים במונחים של עלויות ומשאבים הנדרשים לשדרוגים. אפיון ומיפוי התהליכים מאפשר לקבל ראייה כללית לעסק
תהליך האפיון מביא למבט מקיף על העסק. המבט המקיף מעלה את ההבנה של השינוי בעסק מנקודת מבט בעין שטחית לתיאור מפורט ומאורגן היטב ולא מותיר מקום לטעויות חשיבה. הראייה הכללית של העסק מספקת הבנה הוליסטית ומסייעת בקבלת החלטות אסטרטגיות המשפיעות על מספר תהליכים עסקיים הקשורים זה בזה ועל הפרטים המורכבים שלהם.
מאפשר תיאום ציפיות
יישום שדרוגים בתוך עסק, ללא קשר להיקף שלהם, מביא בהכרח שינויים במבנה הכללי של העסק ועל ידי אפיון תהליכי עבודה ומיפוי תהליכים לפני השדרוג, קל יותר לזהות את הגורמים המושפעים משינויים אלו.
זיהוי הגורמים מאפשר תיאום ותיאום ציפיות יעיל בין כל הגורמים הרלוונטיים וטיפול בשינויים הדורשים תיאום. כך אפשר למנוע מחלוקות, ויכוחים והפתעות מיותרות בשלב ההטמעה של השדרוג העסקי.
האפיון מפשט תהליכים מורכבים
תהליך אפיון מקצועי מפשט גם את התהליכים המורכבים ביותר. על ידי פירוק התהליכים למרכיבים קטנים הניתנים לניהול, הם הופכים קלים יותר להבנה וליישום. פישוט התהליכים תורם באופן משמעותי לקבלת החלטות מושכלות לגבי שינויים עסקיים.
לסיכום, לאפיון תהליכי עבודה ומיפוי תהליכים תפקיד חיוני בשדרוגים של העסק. הם מאפשרים תיאום ברור של ציפיות, מספקים מבט מפורט על העסק ומפשטים תהליכים מורכבים. על ידי אימוץ שיטות אלה, עסקים יכולים לנווט בשדרוגים בצורה חלקה יותר, לקבל החלטות מושכלות ולהניע שינויים משמעותיים כדי לייעל את הפעילות שלהם.
